Burgemeester Franc Weerwind van Almere wist in november vorig jaar al dat er complete mailboxen van vertrokken wethouders en topambtenaren waren gewist, maar hij ondernam op dat moment geen actie om de kwestie op te lossen. Dat gebeurde pas nadat Omroep Flevoland en andere media in maart van dit jaar over de gewiste mailboxen hadden gepubliceerd en ook de Almeerse gemeenteraad vragen stelde. Dit blijkt uit nieuwe stukken die de redactie van Omroep Flevoland in handen heeft.

Uit deze stukken blijkt ook dat de mailboxenaffaire in het voorjaar veel paniek veroorzaakte op het Almeerse stadhuis. Daarnaast was er veel verwarring. Een aantal verantwoordelijk ambtenaren wist niet hoe er ordentelijk gearchiveerd moet worden.

Gemeente stond al onder toezicht
Dat de burgemeester niet direct ingreep, is opmerkelijk. De gemeente stond al sinds begin 2020 onder toezicht van de provincie, omdat de archivering niet op orde was. Toch werd de provincie niet ingelicht over de gewiste mailboxen. E-mails van gemeentelijke bestuurders vallen onder de Archiefwet en mogen dus niet zomaar worden weggegooid.

Toen de paniek op het stadhuis compleet was, ging burgemeester Weerwind zich er wel mee bemoeien: hij gaf allereerst opdracht om te zoeken naar de verdwenen mailboxen van vertrokken Floriade-bestuurders. Weerwind bestempelde de Floriade tot ‘hotspot’ en gaf dit dossier voorrang. Uit interne mails blijkt dat er extra overleggen werden ingepland, om duidelijk te krijgen hoe het zover had kunnen komen en hoe het verder moest.

Weerwind sprak ICT’ers moed in
De werkdruk op de ICT-afdeling was om verschillende redenen al hoog. De zoektocht naar de verdwenen mailboxen legde nog meer druk op deze afdeling. Franc Weerwind werd ingeschakeld om de afdeling toe te spreken en moed in te praten. In de voorbereiding werd erop gewezen dat het belangrijk was dat hij vertrouwen uitte in het team. Ook werden de ICT-medewerkers erop gewezen dat hun werk onder een vergrootglas lag, van zowel de gemeenteraad en de provincie als de pers.

Er werd ook een spoedoverleg ingepland tussen burgemeester Weerwind en commissaris van de Koning Leen Verbeek. De provincie is betrokken, omdat deze toezicht moet houden op het archiefbeheer bij gemeentes. Het overleg met de provincie was in de periode ervoor een aantal keren uitgesteld. Maar de provincie had er plotseling nu wel haast mee, vanwege de actualiteiten, zo schrijft een bestuursadviseur. Het nieuws van de mailboxenaffaire in een Flevolandse gemeente had inmiddels al de NOS en de Volkskrant gehaald.

Rommelig
De gemeentesecretaris was ook druk met de kwestie. Tot ‘s avonds laat gingen de mails over de mailboxenaffaire over en weer. De gemeentesecretaris is de rechterhand van de burgemeester en hij hielp hem met het voorbereiden van gemeenteraadsvergaderingen en andere bijeenkomsten over het onderwerp. De gemeentesecretaris is ook verantwoordelijk voor alle ambtenaren en was dus nauw betrokken bij het mailboxendossier. Hij had contact met een teammanager binnen de gemeente die hem liet weten al eerder ‘curieuze handelingen’ te hebben aangetroffen rondom het deleten van accounts.

Geen overzicht
Er blijkt ook veel verwarring te zijn: wiens mailboxen moesten er bewaard worden? En hoe lang? In de stukken die Omroep Flevoland in handen heeft, is te zien dat lijsten met namen heen en weer werden gemaild en werden aangevuld. Een duidelijk overzicht ontbrak. Dat het een rommeltje was, bleek uit veel zaken. Zo was er bijvoorbeeld een ambtenaar die uit dienst ging en de ICT-afdeling kon de dag van haar uitdiensttreding al niet meer in haar mailbox.

In allerijl werd geprobeerd alsnog mailboxen te herstellen. Omroep Flevoland had daar al om gevraagd toen de omroep een Wet openbaarheid van bestuur(Wob)-verzoek indiende. De gemeente weigerde in eerste instantie om te proberen de mailboxen te herstellen. Maar Almere ging toch door de knieën na de publiciteit en vanwege de zeer kritische gemeenteraad.

Onthutsend beeld
Het schetst allemaal een onthutsend beeld. De problemen met het archief – en dus de mailboxen – dateren al van 10 jaar geleden. Uit eerder onderzoek van Omroep Flevoland bleek dat deze voorkomen hadden kunnen worden. De provincie is als toezichthouder namelijk al 10 jaar lang op de hoogte van het feit dat het archiefbeheer van de gemeente Almere niet op orde is. Keer op keer beloofde de gemeente beterschap aan de provincie, maar er gebeurde steeds niets: de problemen bleven.

Noodkreten
Noodkreten komen er ook uit de organisatie. Toen de affaire volop in de publiciteit is, schrijft de archivaris aan de burgemeester: “In de nabije toekomst verwacht ik dat onze situatie nog nijpender wordt. In een brandbrief heb ik gealarmeerd dat ik als Stadsarchivaris vanwege (jarenlange) structurele onderbezetting mijn wettelijke taken niet meer kan waarmaken. De capaciteit is ondanks toezeggingen (in 2020) niet aangepast. En voor alle taakgebieden stevenen we af op rood. Ik zal veel ‘nee’ gaan verkopen. Ik wil je hierover geïnformeerd hebben, ook gezien de risico’s die deze situatie met zich meebrengt.”

De afdeling Digitale Informatievoorziening schrijft dat er snel personeel bij moet komen. Als dat niet gebeurt, stopt het team met sommige werkzaamheden, waaronder het verbeterplan voor de archivering. “Het is opnieuw spijtig, mee te maken dat een verwaarloosde taak door een team opgepakt wordt dat door bezuinigingen incompleet is”, zo schrijft een manager.

Tijdens de paniek na de publicaties over de mailboxenaffaire werd er een enorm aantal documenten geproduceerd. Omroep Flevoland heeft die in een tweede beroep op de Wob opgevraagd. Dit legt een enorme druk op het ambtenarenapparaat, zo blijkt: “Eerlijkheid gebiedt ons te vermelden dat het aantal arbeidsuren fors is en leidt tot achterstanden in enkele dienstverleningsprocessen.”

Dit bericht is tot stand gekomen door een samenwerking tussen 1Almere en Omroep Flevoland.

Comments are closed.